MENGENAL EVENT PLANNER & EVENT ORGANIZER
Event Planner atau Event Organizer (EO) adalah Tim atau personal yang membuat berbagai hal dalam pertemuan dan event berjalan dengan baik dan benar. Apakah anda tipe orang yang bersegera berbuat sesuatu ketika melihat sebuah masalah yang memang harus segera diselesaikan? Itulah yang dilakukan oleh seorang Event planner. Mereka membuat alasan agar orang lain datang ke berbagai pertemuan/perayaan serta memastikan bahwa semua komponen pertemuan itu berjalan dengan baik dan mereka melakukannya dengan membuat perencanaan di depan. Jika anda senang mengatur dan merancang event-event formal atau acara lainnya serta mempunyai kemampuan organisatoris, ketrampilan bernegosiasi, maka pertemuan-pertemuan profesional atau perencanaan event dapat menjadi karir yang menjanjikan bagi anda.
EO biasanya bekerja pada korporasi, asosiasi, dan organisasi-organisasi nonprofit untuk merencanakan konferensi, sales meeting, konvensi, pameran dagang, event pengumpulan dana, perjamuan khusus, event silaturahim, pertemuan para pemegang saham, dan berbagai event yang perlu terlihat profesional. Karena banyak organisasi menyadari bahwa mereka tidak memiliki cukup personil yang siap pakai untuk menangani semua detil perencanaan suatu pertemuan atau event sehingga pekerjaan ini seringkali dikelola oleh pihak luar/outsourcing. EO juga fokus pada perencanaan dan koordinasi aktivitas sosial seperti pesta dan pernikahan.
Event planner / Event organizer (EO) harus memahami tentang banyak hubungan antar bidang terkait, mulai dari penginapan, menyediakan makan sampai bepergian. Sebagai contoh, EO mungkin diminta untuk menegosiasikan harga yang terbaik hotel untuk sebuah konferensi dan untuk membeli jasa katering bagi 250 orang, atau untuk menciptakan kesepakatan besar dalam sebuah golf resort dimana perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari proyek tahunannya. EO juga memesan pembicara, membeli bunga dan hadiah, mengatur promosi khusus, menyiapkan mobil dan kendaraan khusus, menyediakan entertainers, mengatur perjalanan dan aktifitas untuk pengunjung atau hal lainnya yang berkaitan dengan suatu pertemuan.
Kegiatan meeting planner/event planner/event organizer (EO) dalam mengatur irama berbagai komponen event, sehingga dapat berjalan sesuai jadwal dan tanpa gangguan bisa menjadi sebuah pekerjaan yang memiliki stress tinggi. Saat ini para EO menggunakan teknologi yang cerdas untuk menjamin pekerjaan mereka berjalan tanpa kekeliruan. EO yang efektif akan selalu mengembangkan dan memelihara database yang cukup besar tentang distributor atau para penjual. Mereka dalam database itu merupakan pihak yang dapat percaya untuk menyediakan bunga, makanan, pertunjukan, dan kebutuhan lainnya. Mereka akan juga membuat daftar beratus-ratus kontak hotel dan industri perjalanan, dimana mereka bisa mendapatkan harga yang terbaik untuk hotel maupun perusahaan transportasi dan penerbangan. EO juga menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memantau pengaturan sedemikian banyak kegiatan di balik layar sebuah event, untuk dapat menghindari kesalahan.
Banyak sekali bidang untuk sebuah event planner/Event organizer yang bisa dimanfaatkan untuk melakukan spesialisasi organisasi diantaranya meliputi spesialisasi event dalam industri yang spesifik: seperti medis, perdagangan dan asosiasi profesional, pendidikan, universitas (pertemuan alumni, event fakultas) maupun konferensi religius keagamaan.
Sebagai contoh sebuah event adalah Program perangsang atau kontes untuk para eksekutif pemasaran dan tenaga pemasaran perusahaan. Berbagai program seperti itu menjadi cara yang populer dalam bisnis dewasa inin dalam memacu penjualan, meningkatkan produktivitas atau meningkatkan tingkat keselamatan. Sehubungan dengan kecenderungan setiap perusahaan untuk mengurangi jumlah pegawainya, mereka seringkali menjalin kontrak dengan pihak lain yang sudah terspesialisasi untuk mengadakan kegiatan tadi. Pemenang kontes ini sering mendapatkan hadiah perjalanan ke suatu tempat yang eksotis, sehingga event planner harus mampu mengatur dan memesan semua hal yang diperlukan.
Contoh lainnya adalah Manajemen Ekspos/iklan. Pertumbuhan iklan dan pameran perdagangan dalam berbagai bentuk dalam suatu negara telah meningkatkan banyak peluang baru yang dapat dinikmati masyarakat melalui program sponsoring sambil menjalankan ekspos/iklan untuk itu EO dapat mengatur mereka bagaimana mengiklankan sebuah perusahaan misalnya dengan membuat Pameran Perdagangan yang bertujuan mewujudkan sebuah proses peningkatan citra, dari citra kecil dan terbelakang ke komputer dahsyat atau pertunjukan elektronik yang melibatkan 150,000 orang-orang hanya dalam tiga hari. Walaupun kebanyakan expose organizer tidak berbasis home industri namun ada beberapa perusahaan yang fokus pada pertunjukan yang kecil hanya berbasis home industri. Sebagai tambahan, banyak perusahaan expose/iklan membayar manager lapangan untuk membantu pertunjukan, dan orang-orang ini umumnya bekerja di rumah mereka. Untuk mendapatkan informasi tambahan bagaimana menjadi expose organizer, organisator pameran perdagangan, dan spesialisasi event lainnya hubungi lewat email ke : eventindo@gmail.com. Kami akan membantu anda memacu bisnis event organizer dan perusahaan anda.
Spesialisasi lainnya adalah dalam bidang Party planning atau party organizer yang meliputi berbagai jenis event seperti pesta, pesta daging panggang, pesta pantai, pesta ulang tahun, pesta pagi dan dessert, koktail, pesta taman, pesta anak, pesta perusahaan, tamasya pantai, selamatan untuk rumah baru, pesta awal tahun, pesta liburan, dan lainnya. Sebuah event planner dapat juga mengkhususkan macam pesta berdasarkan penggolongan umur tertentu misalnya khusus untuk anak-anak, spesialisasi lainnya misalnya seperti Wedding planning dan Reunion planning.
Terkadang pesta dapat berskala event profesional dengan menggunakan MC profesional, DJ serta band, dan untuk anak-anak dapat menyertakan tukang cerita, pelawak, tukang sulap, dan seorang pembawa pertunjukan binatang atau sirkus.