Hal-hal yang Dipersiapkan Party Planner Sebelum Pesta Digelar

Jakarta - Selain dapat menentukan tema sesuka hati, menggunakan jasa party planner ketika ingin menggelar sebuah pesta, bisa lebih efisien dan menghemat waktu karena segala sesuatunya sudah tersusun rapi. Sebenarnya bagaimana cara party planner ini bekerja sehingga dapat menciptakan pesta yang diinginkan oleh klien? Menurut Ola Harika selaku pemilik dari Little Thoughts Planner, proses pengerjaan seorang party planner tergantung dari tingkat kesulitan dan lokasi acaranya. Apabila pestanya besar dan banyak detail yang harus dipersiapkan, biasanya dapat memakan waktu sekitar seminggu sebelum acara. "Tapi kalau pestanya kecil, seperti baby shower, biasanya hanya dua jam ngerjainnya. Soalnya udah bikin persiapannya di rumah, jadi sampai lokasi tinggal di susun di meja. Kalau acaranya sudah selesai, nanti kita beresin lagi," jelas ibu satu anak ini ketika ditemui di bilangan Kemang, Jakarta Selatan, Selasa (09/09/2014) lalu. Pada acara besar, Ola dan rekannya, Seraphina Dominique, biasanya membuat daftar pekerjaan yang akan dilakukan setelah mendapatkan uang muka dari klien. Daftar pekerjaan ini dibagi dua berdasarkan tugas masing-masing. Seraphina yang merupakan lulusan desain di Milan, Italia, bertanggung jawab atas konsep pesta dan ide. Sedangkan Ola bertanggung jawab dengan anggaran dana. "Kita kerjain semuanya sampai daftar persiapannya hampir full, baru mulai nyiapin semua kebutuhannya. Setelah itu baru perlengkapan yang udah siap ini dimasukin ke box dan siap di bawa," ucap Ola kemudian. Acara-acara yang ditangani Little Thoughts Planner kebanyakan hanya membutuhkan jasa dekorasi. Hal ini membuatnya tidak berlama-lama di lokasi acara sehingga bisa mempersiapkan acara lainnya. "Kalau udah oke semua, saya serah terima sama klien, terus saya pulang. Paling nanti klien telepon atau SMS, ngabarin acara sudah selesai. Ya udah nanti kita tinggal beresin barang-barangnya," ujar wanita yang hobi travelling ini. Berbeda dengan jasa dekorasi, Ola yang juga bergelut di bidang event organizer harus berada di dalam lokasi dari sebelum acara dimulai hingga selesai. Hal ini dilakukannya demi menjaga kelancaraan acara dan memastikan tidak ada kebutuhan pesta yang tertinggal. Senada dengan Ola, Hellen Anggarahini selaku pemilik Jingles Party juga mengutarakan hal yang sama. Ia mengungkapkan, apabila kliennya sudah memberi uang muka, langkah selanjutnya adalah meninjau lokasi acara untuk disesuaikan dengan dekorasi pesta. Setelah itu, barulah ibu dua anak ini mulai menghubungi MC dan vendor-vendor lainnya untuk bekerja sama. Apabila lokasi acara sudah ditentukan, ia juga akan melakukan meeting dengan pemilik lokasi. "Kita meeting dengan pemilik lokasi, untuk berbicara masalah denah dan peletakkan stand makanan, panggung, backdrop. Lebih ke masalah teknis aja," ungkapnya ketika diwawancara Wolipop melalui telepon, Selasa (09/09/2014) lalu. Setelah semua masalah teknis terselesaikan, wanita yang hobi menonton ini juga membuat susunan acara secara detail agar pesta berjalan lancar. Sedangkan untuk proses dekorasi pesta akan dilakukan maksimal seminggu sebelum pesta berlangsung untuk mengantisipasi kekurangan yang tidak diinginkan. Biasanya Hellen dan para anggotanya tiba di lokasi lebih dulu. Hal ini dilakukannya untuk memastikan semua perlengkapan pesta dan segala macam kebutuhannya sudah tersedia. "Kita datang tiga atau empat jam sebelum acara mulai. Ada briefing sama vendor, kru, sama kliennya juga," ucapnya menutup perbincangan.