31 Trik Menjadi Event Organizer Handal

Event Organizer atau yang biasa disingkat EO merupakan satu rangkaian tim yang tugasnya menyelenggaarakan berbagai macam acara seperti pernikahan, pesta, seminar, konser, dan lain-lain. Dulu bisnis ini tidak banyak dilirik orang karena kerjanya yang ‘tidak terlihat’. Namun seiring dengan perkembangan zaman, sedikit demi sedikit reputasi EO semain meningkat. Pernikahan memberikan kontribusi yang besar bagi perkembangan bisnis ini. Bahkan EO yang khusus melayani event pernikahan memiliki istilahnya sendiri yaitu Wedding Organizer (WO).

Berencana meniti karier di dunia EO? Sebaiknya pelajari terlebih dahulu tips dan triknya. Bagi Anda yang tertarik berbisnis EO, berikut ini Tim BisnisHack sudah menyediakan 31 langkah agar menjadi seorang ‘event manager’ yang hebat. Langkah-langkah tersebut tidak membutuhkan modal yang besar. Hanya dibutuhkan komunikasi, semangat belajar, serta kondisi fisik yang lebih kuat.

1. Tentukan siapa pesertanya

Hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan siapa peserta yang dituju. Tanpa menentukan sasaran peserta yang akan hadir, akan membuat kegiatan ini menjadi kurang maksimal. Sebagai contoh, Anda ingin mengadakan konser musik. Keinginan ini tidak bisa hanya berhenti sampai di sini. Tentukan juga konser apa yang akan diselenggarakan, siapa yang akan datang. Apakah konser tersebut konser musik pop, dangdut, atau jazz. Jika yang dipilih adalah konser musik pop, biasanya kalangan peserta yang akan hadir adalah anak muda. Dari contoh di atas, bisa dibandingkan macam peserta yang akan hadir. Peserta konser musik pop tentu berbeda dengan musik dangdut atau jazz.

2. Buat tujuan yang jelas

Buat tujuan yang jelas mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan. Jangan-jangan kegiatan tersebut tidak memiliki manfaat dan tidak begitu bermakna. Penentuan tujuan seakan merupakan hal yang sepele. Tujuan sebaiknya tidak disepelekan dan diremehkan. Karena alasan tujuan pula seseorang bisa memutuskan untuk tidak menghadiri acara tersebut. Tujuan dapat berpengaruh terhadap banyak hal seperti konsep acara dan pencarian sponsor.

3. Buat daftar perencanaan yang detail

Setelah Anda menentukan peserta dan tujuan, barulah daftar perencanaan bisa dibuat. Dua aspek di atas tidak bisa diremehkan begitu saja. Tanpa tahu siapa pesertanya, Anda tidak bisa membuat perencanaan lebih detail. Tanpa tujuannya, rencana Anda hanya sebatas di atas kertas, ringan dan tidak berbobot.

Buat perencanaan yang detail mengenai waktu dan tempat, konsumsi, pihak yang terlibat, dan lain sebagainya. Usahakan sedetail mungkin. Seorang event-organizer haruslah seseorang yang peduli detail. Sebagai contoh, dalam menentukan konsumsi, memutuskan jenis menunya saja tidak cukup. Perlu koordinasi lebih lanjut mengenai cara penyajian, bagaimana alur peserta untuk mendapat konsumsi, bahkan hingga warna tisu pun tidak boleh luput dari perhatian.

4. Buat jadwal kegiatan

Langkah keempat, buatlah jadwal kegiatan. Menyusun jadwal kegiatan berarti menjadwalkan semua hal yang ada di daftar rencana Anda. Semuanya. Tidak hanya sebatas hari H dari kegiatan tersebut. Pastikan kapan memesan tempat, pastikan kapan mendapat sponsor, dan lain sebagainya. Tanpa jadwal kegiatan yang jelas, waktu dapat berlalu begitu saja dan membuat semuanya terlewatkan dengan sia-sia. Jadwal kegiatan ini biasanya lebih dikenal dengan istilah ‘timeline’.

5. Fleksibel

Sebagai seorang event-organizer, Anda tentunya tahu bahwa banyak hal bisa berubah dari rencana awal. Jangan terlalu idealis dalam menanggapi perubahan tersebut. Bersikap fleksibel akan membantu Anda berpikiran lebih terbuka. Sebagai contoh, Anda bisa mencari katering alternatif jika katering yang direncanakan ternyata tidak bisa memenuhi permintaan.

6. Realistis

Poin ini berhubungan dengan poin di atas. Fleksibel sedikit banyak berkaitan dengan realistis. Seseorang yang bersikap fleksibel akan mampu berpikiran realistis dan lebih bisa menerima kenyataan. Dengan bahasa yang lain, realistis merupakan suatu sikap untuk tidak terlalu memaksakan diri. Terlalu memaksakan diri akan berakibat tidak baik dan bisa memalingkan dari tujuan awal.

7. Siapkan rencana B

Seperti yang sudah disebutkan di atas, banyak hal bisa berubah dari rencana awal. Oleh karena itu selalu sediakan rencana B. Siapkan pula rencana untuk hal tidak terduga. Dalam perencanaan ini, kalau bisa semua hal memiliki rencana B. Misalkan, dalam sebuah seminar, jika pembicara A yang diinginkan ternyata tidak menerima tawaran, harus ada cadangan pembicara B. Begitu juga antisipasi jika pembicara B tersebut tidak bisa datang di hari H.

8. Buat anggaran belanja

Ini dia, hal yang cukup sulit untuk dilakukan. Jika hanya sekedar membuat anggaran, semua tentu bisa. Titik susahnya adalah membuat anggaran yang realistis. Bagian yang sering dilupakan yaitu biaya tidak terduga. Kebanyakan orang lupa memasukkan komponen ini. Dalam setiap kegiatan, harus ada anggaran tersendiri untuk hal yang tidak terduga.

9. Cari sponsor

Merancang suatu event, seringkali membutuhkan modal yang tidak sedikit. Apalagi jika skalanya nasional dan mengundang beberapa tokoh tingkat nasional. Paling tidak Anda harus siapkan kocek puluhan juta rupiah. Salah satu cara untuk mengatasi hal ini adalah dengan menggandeng sponsor. Cari sponsor yang sesuai dengan kegiatan yang sedang dijalankan. Terutama jika Anda merupakan pebisnis pemula dan belum memiliki modal yang cukup.

Dalam mencari sponsor, carilah sponsor lebih banyak dari jumlah yang dibutuhkan. Misalkan diperkirakan, sponsor yang dibutuhkan hanya 10, Anda harus mencari lebih dari 10. Sponsor yang dibutuhkan tersebut belum tentu semuanya akan menyetujui dan bersedia berpartisipasi. Lebih baik lagi, jika yang dibutuhkan adalah 10 sponsor, carilah 100 sponsor. Jangan lupa gunakan proposal yang menarik karena tentunya ada ribuan proposal lain yang menjadi pesaing Anda.

10. Kumpulkan dana dari masyarakat

Salah satu trik lain untuk menyiasati anggaran adalah menghimpun dana dari masyarakat. Tidak semua sponsor mau ikut serta dalam kegiatan Anda. Bahkan tidak jarang pula kasus sebuah event organizer tidak mendapatkan sponsor sama sekali. Anda bisa menjual tiket kepada masyarakat dan tentukan jumlah minimal. Misalkan, jumlah minimal agar acara tersebut bisa terselenggara di sebuah gedung adalah 100 orang. Jika tiket yang terjual ternyata tidak memenuhi kuota, Anda bisa mencari alternatif tempat yang lebih murah.

11. Jangan kenal lelah

Jika Anda pebisnis pemula di bidang EO, jangan pernah kenal lelah untuk selalu mempromosikannya. Semakin banyak promosi, semakin banyak orang yang mengenal, semakin besar peluang masyarakat menggunakan jasa Anda. Jika sudah demikian, peluang bisnis Anda untuk sukses akan semakin besar, sehingga bisa merekerut karyawan sebagai pelaksana.

12. Temukan alasan menarik untuk hadir

Dalam membuat sebuah event, selain tujuan, alasan juga menjadi hal yang penting. Alasan ini lebih ditujukan pada peserta. Ciptakan kesan pada peserta bahwa event ini sangat bermanfaat dan sebuah kerugian besra jika dia tidak hadir. Namun hendaknya penyampainnya dilakukan secara tersirat dan elegan. Jika dilakukan secara terang-terangan yang terjadi justru malah terkesan mengemis.

13. Komunikasi dengan media

Komunikasikan kegiatan dengan media. Peran media sangat besar untuk menyebarkan informasi pada masyarakat. Gunakan fasilitas ini untuk menyebarkan informasi mengenai event yang akan diselenggarakan. Misalkan dengan surat kabar, radio, dan lain sebagainya.

14. Gunakan ‘hashtag’ Twitter

Gunakan hashtag di Twitter untuk mendongkrak popularitas event Anda. Anda bisa mengadakan kuis sederhana misalkan siapa saja yang bisa menjawab pertanyaan dengan mencantumkan hashtag di Twitter akan mendapat hadiah menarik. Promosi ini cukup efektif. Biayanya cukup murah. Bahkan jika banyak yang ikut, event Anda bisa menjadi ‘trending topic’ nasional.

15. Promosi melalui event sebelumnya

Jika Anda mengadakan event sebelum event yang lainnya, maka event sebelumnya tersebut bisa digunakan untuk menginformasikan mengenai event yang selanjutnya. Apalagi jika event tersebut meraih sukses. Hampir bisa dipastikan peserta akan datang kembali karena sudah percaya.

16. Iklan di jejaring sosial

Salah satu sarana promosi yang efektif adalah jejaring sosial. Ada banyak jejaring sosial yang bisa dimanfaatkan. Beberapa di antaranya adalah Facebook, Twitter, Path, Instagram, dan lain sebagainya. Di zaman modern ini, hampir semua orang memiliki setidaknya satu akun di dunia maya.

17. Gunakan YouTube untuk promosi

Promosi dengan brosur dan poster sudah terlalu biasa? Anda bisa mencoba promosi menggunakan video. Manfaatkan fasilitas yang ada di YouTube dan unggah video Anda untuk menarik peserta. Iklan dengan video bisa dibilang lebih komunikatif dibanding iklan dengan poster, brosur, atau pamflet. Hubungkan akun YouTube Anda dengan akun jejaring sosial.

18. Gunakan pendaftaran online

Terkadang pihak penyelenggara mengalami kesulitan ketika harus memperkirakan berapa jumlah peserta yang hadir. Untuk meminimalisasi hal ini, gunakan pendaftaran online bagi peserta yang akan hadir. Tujuannya adalah untuk mendapat gambaran berapa jumlah peserta yang akan datang. Meskipun hal ini tidak menjamin 100% setidaknya bisa digunakan sebagai gambaran. Jumlah peserta memberikan pengaruh pada banyak hal. Dengan mengetahui jumlah peserta, perencanaan yang dibuat akan lebih mudah.

19. Jangan lupakan konsumsi

Tidak semua kegiatan membutuhkan konsumsi. Ada beberapa jenis kegiatan yang tidak membutuhkan konsumsi. Jika kegiatan membutuhkan konsumsi, perhatikan baik-baik mengenai semuanya sampai hal yang sedetail mungkin. Konsumsi merupakan salah satu hal yang paling disorot dan dikomentari oleh peserta.

20. Kerjasama dengan pihak lokal

Maksud dari pihak lokal adalah masyarakat sekitar yang turut berperan dalam kesuksesan acara tapi tidak termasuk dalam kepanitiaan. Contohnya adalah juru parkir dan keamanan. Peran mereka meskipun tidak terlihat tapi cukup penting dan berpengaruh.

21. Berikan insentif ‘early bird’

Maksudnya yaitu beirkan insentif bagi peserta yang mendaftar terlebih dahulu. Misalkan 100 peserta pertama akan mendapat kaos gratis. Dengan demikian, lebih banyak peserta yang tertarik dan segera mendaftar.

22. Delegasikan tanggungjawab

Jika skala EO Anda sudah mulai membesar, inilah saatnya untuk merekrut karyawan. Hal ini untuk menghindari tugas dan pekerjaan yang menumpuk. Daripada berhe,at tapi justru banyak pekerjaan yang tidak kunjung selesai, lebih baik sedikit berinvestasi untuk merekrut karyawan.

23. Komunikasi jangan sampai putus

Usahakan komunikasi dengan pihak-pihak terkait jangan sampai putus. Komunikasi merupakan kunci dari banyak hal. Satu kali miskomunikasi bisa mengakibatkan banyak agenda menjadi berantakan. Ingat bahwa komunikasi tidak hanya diperlukan bagi tim inti saja tapi juga masyarakat sekitar yang terlibat.

24. Perlakukan sponsor dengan bijak

Jika ada sponsor yang bersedia bekerja sama dengan Anda, perlakukan dia sebaik mungkin namun sewajarnya. Sewajarnya dalam artian jangan berlebihan. Perlakuan seenaknya pada sponsor akan berujung pada reputasi EO Anda. Sekali membuat kesalahan, untuk selanjutnya jasa Anda tidak lagi dipercaya. Apalagi jika bekerjasama dengan perusahaan internasional, profesionalitas kerja harus senantiasa dijaga.

25. Tim jejaring sosial

Ada baiknya jika ada tim khusus untuk mengelola jejaring sosial. Untuk menghasilkan hasil yang optimal, promosi melalui jejaring sosial juga harus dilakukan dengan maksimal. Tidak hanya sebatas mengunggah poster atau menyiarkan informasi tapi juga menjawab komentar dan pertanyaan dari para calon peserta.

26. Ciptakan harapan positif

Poin ini berlaku jika hari H tiba. Sebenarnya tidak perlu menunggu ketika hari H tiba tapi akan lebih baik jika lebih banyak harapan positif yang Anda berikan. Aura positif akan melahirkan aura positif. Begitu juga sebaliknya, aura negatif akan melahirkan aura negatif. Dengan berpikiran positif, maka aura yang akan dihasilkan juga positif.

27. Berikan sikap dan penampilan terbaik bagi peserta

Konsumen adalah raja. Begitu selalu kata pepatah. Dalam hal ini, yang menjadi raja adalah peserta. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan penampilan dan sikap yang terbaik bagi mereka. Ibaratkan bahwa Anda seolah-olah akan menghadap seorang raja. Buat mereka terkesan dengan penampilan dan sikap Anda.

28. Latihan berbicara di depan umum

Pada suatu waktu, Anda pasti akan diminta untuk berbicara entah memberi sedikit sambutan atau justru menjadi pembicara. Lakukan latihan berkali-kali dan tanya pendapat orang di sekitar mengenai penampilan Anda.

29. Survei pada peserta

Survei dilakukan ketika acara telah berakhir. Anda bisa membagikan angket atau survei melalui jejaring sosial dan bertanya mengenai pesan dan kesan dari peserta. Hal ini bertujuan untuk mengetahui tanggapan mereka apakh event tersebut menarik dan bermanfaat atau tidak. Dengan mengetahui pendapat dari peserta, Anda bisa merencanakan hal yang lebih baik jika akan mengadakan acara serupa.

30. Evaluasi

Survei pada peserta merupakan langkah evaluasi secara eksternal yaitu dari luar tim. Sedangkan poin evaluasi di sini merupakan evaluasi internal yang dilakukan anggota tim. Biasanya, akan ada banyak hal yang terjadi ketika evaluasi. Ada sebuah acara yang meleset 100% dari rencana semula, ada pula yang berhasil 90% sesuai dengan rencana. Perlunya evaluasi adalah agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi di acara berikutnya. Evaluasi juga dapat digunakan sebagai media komunikasi antaranggota. Jika tidak ada evaluasi, rangakaian event tersebut dirasa kurang lengkap.

31. Selalu siap sedia jika ada yang tidak sesuai

Bagian ini sebenarnya merupakan bagian dari rencana B. Selain menyiapkan rencana B, yang paling penting adalah eksekusi ketika di lapangan. Tidak jarang rencana B yang sudah disusun justru tidak bisa digunakan. Rencana C, renacana D, dan rencana R inilah yang biasanya akan muncul secara tidak terduga. Sebagai seorang event-organizer yang baik, Anda perlu menyadari hal ini. Jika ada yang tidak sesuai, kemudian tidak lantas marah-marah.

Bagaimana? Sudah siapkah Anda menjadi seorang ‘event manager’? Langkah-langkah di atas cukup mudah dipraktikkan. Tidak ada yang sukar di dunia ini jika mau mencoba. Semakin bertambahnya penduduk Indonesia yang juga diiringi peningkatan ekonomi membuat bisnis EO memiliki masa depan yang cerah.